Digitalização de Documentos

A digitalização de acervos é uma das ferramentas essenciais ao acesso e à difusão dos acervos arquivísticos, além de contribuir para a sua preservação, uma vez que restringe o manuseio aos originais, constituindo-se como instrumento capaz de dar acesso simultâneo local ou remoto aos seus representantes digitais como os documentos textuais, cartográficos e iconográficos em suportes convencionais.

A adoção de um processo de digitalização implica no conhecimento não só dos princípios da arquivologia, mas também no cumprimento das atividades inerentes ao processo, quais sejam a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores das instituições arquivísticas e os demais profissionais envolvidos deverão levar em consideração os custos de implantação do projeto de digitalização, compreendendo que um processo como este exige necessariamente um planejamento com previsão orçamentária e financeira capazes de garantir a aquisição, atualização e manutenção de versões de software e hardware, a adoção de formatos de arquivo digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade a curto, médio e longo prazos dos representantes digitais gerados.

CONARQ - Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes - abril- 2010 

Documentos digitalizados não se equiparam a originais

A presidente Dilma Rousseff vetou a equiparação, para fins probatórios, dos documentos digitalizados aos seus originais. Dilma sancionou projeto tratando da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, na forma da Lei 12.682/2012, mas rejeitou todos os artigos que garantiam o mesmo efeito jurídico aos documentos digitalizados.

De acordo com o Projeto de Lei da Câmara 11/2007, da então deputada Angela Guadagnin (PT-SP), o documento digital e sua reprodução teriam “o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito”. A proposta também garantia aos documentos digitalizados o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados.

Na fundamentação dos vetos, com base em parecer do Ministério da Justiça, a presidente afirma que “ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitalização de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica”. Além disso, destaca que o projeto trata de forma assistemática os conceitos de “documento digital”, “documento digitalizado” e “documento original”.

Dilma vetou, ainda, artigos que autorizavam a eliminação de documentos originais e em forma eletrônica, com ressalva para os considerados de valor histórico. Essa previsão, segundo ela, não observa o procedimento previsto na legislação arquivística.

Com os vetos, a lei apenas exige que o processo de digitalização empregue certificado digital emitido de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e que empresas privadas e órgãos públicos adotem sistema de indexação para permitir a conferência da regularidade dos documentos. Com informações da Agência Senado.

Revista Consultor Jurídico, 11 de julho de 2012